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電子帳簿保存法の改正(2022年1月施行)に向けた準備

電子帳簿保存法の改正(2022年1月施行)に向けた準備

YouTubeでレコメンドされた以下の動画を見て、2022年1月に改正される電子帳簿保存法のことを思い出した。

とても分かりやすい動画で、自社ではどのようにすべきか整理できたのでまとめておく。

1. 電子帳簿保存法改正のポイント

1.1 帳簿・領収書・注文書などの扱い

種別改正電子帳簿保存法での対応
紙の帳票スキャンしたら紙は破棄してOK。紙だけの保存もOK
電子取引(Amazonなど)電子保存のみ。印刷して紙で保存はNG

1.2 電子取引の帳票

改竄を防止するため、以下のいずれかの対応が必要。

No.対応方法備考
1書類単位ででタイムスタンプを発行する(時刻認証局)freeなどの会計ソフトは対応している
2改変できないシステム(削除・訂正記録)を導入する中小企業では厳しそう
3事務処理規定を作成する参考資料(各種規程等のサンプル)

2. 自社の対応

2.1 帳票の保存方法

自社では現状、

種別自社の対応(現状)
紙の帳票スキャン(税理士さん送付用)しPDF化。紙の原本はファイリング
電子取引PDF化して保存。印刷してファイリング

としているが、電子帳簿保存法改正後は、

種別自社の対応(2022年1月より)
紙の帳票スキャンし原本は廃棄
電子取引PDF化して保存。印刷しない

とかなりシンプルになる。うれしい。

2.2 検索への対応

しかし、電子帳票については 「年月日、金額、取引先で検索可能であること」 という要件があるとのことなので、その対応が必要になる。

一瞬、管理・検索のためのアプリを作るか…とも思ったが、YouTubeの動画で、

  • Excelで管理簿を作って管理する
  • ファイル名を工夫して検索可能にする(年月日_取引先_金額.pdfなど)

という対応でOKとのことだったので、まずはファイル名で検索可能にするかな。

2.3 自社のTODO

まとめると、年内に以下の準備をしておけば良い(はず。念のため税理士さんに確認)

  • 電子取引の帳票に関する事務処理規定を作成する
  • ファイル検索への対応(当面、ファイル名付与基準で凌ぐがOCRでなんとかならないか模索)

参考