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Evernote Businessユーザ事例に学ぶ使いこなしの技

つい最近、Evernoteを業務で使いたいというクライアントのため、企業での導入事例を調べていたのですが、Evernote公式サイトのEvernote Business のユーザ事例に国内外の導入事例がまとまっていました。

photo by Hitoshi TAKEUCHI

RICOH IMAGING COMPANY, LTD. GR, 18.3 mm, f2.8, ISO 100, 1/60sec, 0EV, GR Firmware Ver 03.00
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事例の中には、実際に業務で使用しているユーザならではテクニックがちりばめられていて、導入を考えている方の参考になりそうな情報が満載です。

特に印象に残ったものを3点ほどシェアします。

回覧文書の既読管理

能美防災株式会社では個人名のタグを作成し回覧文書の既読管理を行っているそうです。

当初、チェックボックスを使った既読管理をしていたそうなのですが、誰が読んで、誰が読んでいないのかの管理が難しかったため、個人名のタグを作り、以下のフローを導入して対処したとのこと。

  1. 回覧する文書のノートへ読んで欲しい人の個人タグを付ける
  2. メンバーは自分の名前をタグを検索することで、確認すべき文書を一覧できる。
  3. 確認後、自分のタグを消し既読扱いとする。

無料アカウントとプレミアムアカウントの使い分け

株式会社クシタニは管理担当者を中心とした9名がビジネスアカウント、営業担当者を中心とした10名がプレミアムアカウント、残りの全社員約30名が無料アカウントで運用しているそうです。

プレミアムアカウントと無料アカウントの大きな違いのひとつに、ノートブックの共有ができない(無料アカウントは共有されたノートブックの参照のみ可能)というものがあります。

必ずしも全員が共有ノートブックを編集する必要が無い場合、無料アカウントを組み合わせることで運用コストを下げることができますね。

ただ、無料アカウントはPDFやオフィスファイル内の検査ができないため、共有ノートブックの中にこれらのファイルが多く含まれる場合は、プレミアムアカウントへ移行したほうが作業効率が上がりそうです。

出先での見込み客情報共有

常総生活協同組合では、配送員が出先で見つけた見込み客をEvernoteを使ってタイムリーに共有しているそうです。

新規の組合員を獲得するには、引越の最中に駆けつけるくらいのスピード感がないと間に合いません。
現在は、建築中の住宅を見つけたらその場で写真を撮り、Evernote Businessに送信するだけです。
このデータにはGPSの位置情報が含まれているので、 別途地図を添付する必要もありません。

その場で写真を取り、メモを添えて共有するだけで、位置情報付きの見込み客情報を社内で共有できるのはいいですね。店舗や駐車場向けの土地を探す営業マンも応用できそうです。

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実際にEvernoteを導入して、業務で使っていく中で得られたノウハウは貴重ですし、とても参考になります。

読み物としても面白いので、興味がある方はどうぞ。

>> Evernote Business のユーザ事例

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