YouTubeでレコメンドされた以下の動画を見て、2022年1月に改正される電子帳簿保存法のことを思い出した。
とても分かりやすい動画で、自社ではどのようにすべきか整理できたのでまとめておく。
１. 電子帳簿保存法改正のポイント
１.１ 帳簿・領収書・注文書などの扱い
| 種別 | 改正電子帳簿保存法での対応 |
|---|---|
| 紙の帳票 | スキャンしたら紙は破棄してOK。紙だけの保存もOK |
| 電子取引(Amazonなど) | 電子保存のみ。印刷して紙で保存はNG |
１.２ 電子取引の帳票
改竄を防止するため、以下のいずれかの対応が必要。
| No. | 対応方法 | 備考 |
|---|---|---|
| 1 | 書類単位ででタイムスタンプを発行する(時刻認証局) | freeなどの会計ソフトは対応している |
| 2 | 改変できないシステム（削除・訂正記録）を導入する | 中小企業では厳しそう |
| 3 | 事務処理規定を作成する | 参考資料（各種規程等のサンプル） |
２. 自社の対応
２.１ 帳票の保存方法
自社では現状、
| 種別 | 自社の対応(現状) |
|---|---|
| 紙の帳票 | スキャン(税理士さん送付用)しPDF化。紙の原本はファイリング |
| 電子取引 | PDF化して保存。印刷してファイリング |
としているが、電子帳簿保存法改正後は、
| 種別 | 自社の対応(2022年1月より) |
|---|---|
| 紙の帳票 | スキャンし原本は廃棄 |
| 電子取引 | PDF化して保存。印刷しない |
とかなりシンプルになる。うれしい。
２.２ 検索への対応
しかし、電子帳票については 「年月日、金額、取引先で検索可能であること」 という要件があるとのことなので、その対応が必要になる。
一瞬、管理・検索のためのアプリを作るか…とも思ったが、YouTubeの動画で、
- Excelで管理簿を作って管理する
- ファイル名を工夫して検索可能にする(年月日_取引先_金額.pdfなど)
という対応でOKとのことだったので、まずはファイル名で検索可能にするかな。
２.３ 自社のTODO
まとめると、年内に以下の準備をしておけば良い（はず。念のため税理士さんに確認）
- 電子取引の帳票に関する事務処理規定を作成する
- ファイル検索への対応（当面、ファイル名付与基準で凌ぐがOCRでなんとかならないか模索）